Datenschutz

Informationen zum Datenschutz für Bewerbende und Mitarbeitende

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

VILO Personal GmbH, Christstraße 38, 14059 Berlin, E-Mail: info@vilo-personal.de (im Folgenden „wir“ oder „uns“) ist Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts.

Mit allen Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

VP Data Protection GmbH

E-Mail: info@vpdata.de

Wenn Sie sich unmittelbar an unseren Datenschutzbeauftragten wenden möchten, nehmen Sie bitte Bezug auf uns.

2. Allgemeine Informationen zu den verarbeiteten Daten, den Rechtsgrundlagen und den Zwecken der Verarbeitung

„Personenbezogene Daten“ im Sinne der DSGVO und des BDSG sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierunter fallen vor allem Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität ermöglichen.

Personenbezogene Daten von Bewerbern¹, Interessenten und Mitarbeiter werden bei uns gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erhoben und verarbeitet. Diese Unterstützung kann – gemäß den Wünschen und entsprechend der jeweiligen Situation – durch die Überlassung von Mitarbeitern oder aber durch die Vermittlung erfolgen.

Nachstehend informieren wir darüber, wie wir dabei personenbezogene Daten verarbeiten. Wir weisen darauf hin, dass die Bereitstellung von personenbezogenen Daten durch Sie teilweise gesetzlich vorgeschrieben oder für die Durchführung oder Beendigung eines etwaigen Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnisses erforderlich ist. Eine Verpflichtung Ihrerseits zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht darüber hinaus jedoch grundsätzlich nicht. Sofern die Bereitstellung der Daten nicht gesetzlich vorgeschrieben oder im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis erforderlich ist, hat die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten für Sie grundsätzlich keine negativen Folgen.

a. Datenverarbeitung im Rahmen von Bewerbungen

Von uns werden im Rahmen der Bewerbung folgende Arten von Daten die Zwecke der Durchführung des Bewertungsverfahrens erhoben, z.B. um die Eignung für von Kunden nachgefragte bzw. von uns geplante Tätigkeiten festzustellen oder um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden:

Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Unterhaltsberechtigte)
Persönliche Kontaktdaten (z.B. Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Notfallkontakte)
Berufliche Qualifikationen (z.B. Datum und Ort des Fachabschlusses).

Diese Daten werden von uns nicht an Dritte übermittelt, sofern kein Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnis zu Stande kommt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Sollte sich aus der Bewerbung kein Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnis begründen und keine Einwilligung in die längere Speicherung der Daten erteilt werden, werden diese Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Rechtsgrundlage für die Speicherung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in dem Schutz unserer rechtlichen Interessen.

b. Datenverarbeitung zum Aufbau eines Bewerberpools

Sofern Sie dem zustimmen, verarbeiten wir die in der Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten für die Zwecke des Aufbaus eines Bewerberpools. Für diesen Zweck speichern wie die Daten, um Sie über etwaig in Frage kommende Stellen per Post, E-Mail, Telefon, SMS oder einem von Ihnen angegebenen Messenger zu informieren, eine Qualifizierung für unseren Bewerberpool vorausgesetzt. Die personenbezogenen Daten, die auf Grund der Einwilligung verarbeitet werden, werden spätestens zwei (2) Jahre nach letztem Kontakt gelöscht oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ohne die Angabe von Gründen verweigert werden. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft kostenlos widerrufen werden, z.B. per E-Mail info@vilo-personal.de. Durch den Widerruf der Einwilligung bleibt die Rechtmäßigkeit einer bis zum Widerruf durchgeführten Datenverarbeitung unberührt. Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

c. Datenverarbeitung im Rahmen des Beschäftigungs- und Vermittlungsverhältnisses

Die folgenden personenbezogenen Daten werden von uns im Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnis erhoben und verwendet, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (z.B. Entgeltzahlung, Qualitätsmaßnahmen) bzw. des Vermittlungsvertrages erforderlich ist:

Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Unterhaltsberechtigte
Persönliche Kontaktdaten (z.B. Adresse, Telefonnummer und E-Mail Adresse, Notfallkontakte)
Berufliche Qualifikationen
Vertragsstammdaten (z.B. Position, Arbeitsort, Startdatum, Arbeitszeit, Gehalt, Urlaubsanspruch)
Arbeitszeiterfassungs- und Zugriffsdaten
Leistungsinformationen (z.B. Beurteilungen, berufliche Entwicklung)
Informationen zu beruflich unternommenen Reisen und sonstigen Daten, die zur Durchführung der Reisekostenabrechnung notwendig sind
Daten, die zur Erfassung und Bearbeitung von Fehlzeiten notwendig sind
Daten, die zur Gehaltsabrechnung notwendig sind (z.B. Kontoinformation, Sozialversicherungsnummer, Lohnsteuerklasse)
Daten zur Historie Ihres Arbeitsverhältnisses
Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten (z.B. zur etwaigen Schwerbehinderungen oder Gleichstellungen mit schwerbehinderten menschen, Angaben über eine Schwangerschaft, Daten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements)

Die oben genannten Daten werden unter Anderem für folgende Zwecke benötigt:

Vermittlung an Kunden
Vergütungs- und Gehaltsabrechnung (ggf. unter Abführung relevanter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge)
Verwaltung und ggf. Abwicklung des Verhältnisses
Bearbeitung von Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub
Durchführung von Leistungsbeurteilungen sowie zur Bestimmung von Leistungsanforderungen
Erfüllung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
zur Bereitstellung/ Erfüllung von Zusatzleistungen,
Auskünfte an Behörden (z.B. beim Ausfüllen von Arbeitsbescheinigungen)

Im Falle einer Einsatzmöglichkeit bei einem Kunden übermitteln wir nach Rücksprache mit Ihnen zunächst ein Kurzprofil, d.h. ohne Adresse oder Telefonnummer, aber mit Ihren Daten zu Qualifikationen. Erst zum Vertragsabschluss mit dem Kunden und nach erneuter Rücksprache mit Ihnen werden die weiteren Daten an unseren Kunden übermittelt und zum Abschluss und zur Durchführung des Kundenvertrages verwendet.

Ihre Daten können interne Stellen bei Vilo-Personal oder von uns beaufsichtigte Auftragsverarbeiter erhalten, die bestimmungsgemäß mit der Durchführung der erforderlichen Geschäftsprozesse beauftragt sind (z.B. Personalverwaltung, Buchhaltung, Controlling, Steuerbüro, Kreditinstitute, IT-Dienstleister). Außerdem können öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden). Im Falle der Arbeitnehmerüberlassung verwenden wir die personenbezogenen Daten nach einem Einsatz für Qualitätsmaßnahmen (z.B. Kundenfragebogen). Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG im Beschäftigungs- und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO im Vermittlungsverhältnis.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns während des Vertrages und darüber hinaus nur soweit rechtmäßig, etwa im Rahmen bestehender Aufbewahrungspflichten, gespeichert. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG im Beschäftigungs- und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Vermittlungsverhältnis.

d. Datenverarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

aa. Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Soweit es sich um ein Beschäftigungsverhältnis handelt, ist unter Umständen die Verarbeitung von besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO notwendig, um unseren Pflichten als Arbeitgeber zu entsprechen. Hierzu gehören insbesondere folgende Daten:

Informationen zu einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung
Angaben über eine Schwangerschaft (insb. Zeitraum des Mutterschutzes)
Angaben zu Arbeitsunfällen (Daten zum Unfallhergang, Zeugen)
Angaben zu Krankheiten
Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit

Diese werden für die folgenden Zwecke benötigt:

Betriebliches Eingliederungsmanagement
Unfallmeldungen an Berufsgenossenschaften
Bearbeitung von Abwesenheitszeiten bei Arbeitsunfähigkeit, Erkrankung Kind,
Mutterschutz, Elternzeit
Anwendung von Tarifverträgen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 9 Abs. 2 lit. b, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 BDSG.

bb. Personalmanagement

Soweit es sich um ein Beschäftigungsverhältnis handelt, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem zu Zwecken des Personalmanagements, sowie zur Planung und Organisation der Arbeit. Hierzu gehören folgende Daten:

Vertragsstammdaten (z.B. Position, Arbeitsort, Startdatum, Arbeitszeit, Gehalt, Urlaubsanspruch)
Bewerbungsunterlagen und -informationen (z.B. Informationen zu Ihrer Ausbildung, Informationen aus Ihrem Lebenslauf, Informationen aus Arbeitszeugnissen oder dem Vorstellungsgespräch)
Arbeitsbezogene Kompetenzen und Erfahrungen
Daten zu Aus- und Weiterbildungen
Zugriffsdaten
Leistungsinformationen (z.B. Mitarbeiterbeurteilungen, berufliche Entwicklung)

Die oben genannten Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

Personalverwaltung
Reisekostenabrechnung
Personaleinsatzplanung, Personalplanung und Personalcontrolling
Personalentwicklung (z.B. Aus- und Fortbildungen, Beförderungen, Zielsetzungen und -erreichungen)
Projektsteuerung und Leistungsabrechnung
Neugestaltung von Arbeitsabläufen
Unternehmensführung und -planung, einschließlich Wirtschaftsprüfung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 26 BDSG. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, wirtschaftlich arbeiten zu können und im Wettbewerb mit anderen Unternehmen bestehen zu können.

cc. Informations- und Kommunikationssysteme

Wir verarbeiten überdies die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme anfallen. Dies betrifft unter anderem die dienstlichen E- Mail-Adressen oder Telefonnummern, Login-Daten, Zugriffsberechtigungen, Logdaten (wie z.B. IP- Adressen) sowie teilweise auch den Inhalt der geschäftlichen Kommunikation, soweit dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist. Diese Daten sind zu Zwecken der internen und externen Kommunikation, zur Sicherstellung unserer Netzwerk- und Datensicherheit, zur Überwachung der Einhaltung unserer IT-Richtlinien sowie im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer EDV-Systeme erforderlich. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in den oben genannten Zwecken.

3. Empfänger oder Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten

In bestimmten Fällen müssen wir bestimmte personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungs- oder Vermittlungsverhältnisses verarbeiten, an Stellen und Personen außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Nach Kategorien eingeordnet geben wir Daten an folgende Gruppen von Empfängern weiter:

Konzerngesellschaften
Wirtschaftsprüfungsunternehmen
Kunden
Rechtsanwaltskanzleien
Berufsgenossenschaft
Krankenkassen,
Banken
Behörden, unter anderem Rentenversicherungsträger
Berufsständische Versorgungseinrichtungen
Sozialversicherungsträger
Finanzbehörden
Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersvorsorge gewährleisten zu können
Stellen, um die vermögenswirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
Personen, mit denen Sie als Beschäftigter oder Vermittelter von uns in Kontakt sind (insb. Kunden)
Dienstleister zur Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Versicherungen
IT-Dienstleister

4. Ihre Rechte

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)	Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weiter gehende Informationen zur Datenverarbeitung.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)	Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung oder ggf. Vervollständigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)	Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die Daten nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder sonst ein Löschungsgrund im Sinne von Art. 17 DSGVO vorliegt und der Verantwortliche nicht berechtigt ist, der Löschung zu widersprechen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)	Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist, etwa die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)	Soweit die Datenverarbeitung sich auf ein berechtigtes Interesse unsererseits stützt oder es sich um Direktwerbung handelt, hat die betroffene Person das Recht, aus den in Art. 21 DSGVO genannten Gründen, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)	Die betroffene Person hat im Rahmen von Art. 20 DSGVO das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)	Jede betroffene Person hat unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

5. Anpassung der Information zum Datenschutz

Durch die Weiterentwicklung unserer Prozesse oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben, kann es notwendig werden, dieses Informationsschreiben zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version kann jederzeit beim Datenschutzbeauftragten angefragt werden.

Stand: Dezember 2023.

¹die Bezeichnung gilt für beide Geschlechter und dient allein der besseren Lesbarkeit.

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